ADMINISTRASI BISNIS

Administrasi pada intinya melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan sua atau banyak orang terlibat di dalamnya

Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran untuk menyebut administrasi.


Berikut ini pengertian dan definisi administrasi menurut beberapa ahli:

# ULBERT
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha

# WH EVANS
Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen  dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi

# ARTHUR GRAGER
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

# WILLIAM LEFFINGWELL dan EDWIN ROBINSON
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan

# GEORGE TERRY
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
  

PENGERTIAN ADMINISTRASI BISNIS :

         Admisnistrasi Niaga atau yang sekarang menjadi popular dengan sebutanAdministrasi Bisnis, adalah bagian dari ilmu-ilmu sosial yang mempelajari proseskerja sama antara dua orang atau lebih dalam upaya mencapai suatu tujuan,merupakan ilmu yang berfokus pada prilaku manusia. Sebagai ilmu, administrasimempunyai objek, subjek, dan metode. Objek dari ilmu administrasi adalahorang-orang dengan prilakunya, subjek yang dipelajari adalah bentuk atau bagianserta mekanisme kerja sama, sedangkan metode merupakan cara atau pemikiranyang dikembangkan untuk mencapai tujuan dari kerja sama tersebut.

        Dalam karya besar Henri Fayol yang berjudul ADMINISTRATION INDUSTRIELLE ET

GENERALE yang membawa pengaruh besar atas ide-idemanajeman bisnis di Eropa dan terutama pada sejumlah Negara latin Amerikamembagi fungsi pokok “ADMINISTRATION” kedalam lima aspek pokok, antaralain:

a) Merencanakan ( to plan)

b) Mengorganisasi (to organize)

c) Memimpin (to command)

d) Melaksanakan pengkoordinasian ( to coordinate)

e) Melaksanakan pengawasan (to control)

         CIRI-CIRI ADMINISTRASI adalah sebagai berikut:
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Pendapat yang mempersamakan administrasi dan manajemen
a. William H. Newman:
Bukunya berjudul “administrative action”, tapi isinya menyangkut “the techniques of organization and managemen”.
b. M.E. Dimock :
“Administration or management is a planned approach to the solving of all kinds of problems in almost eveery individual or group acitivity both public or private”.

PERKANTORAN MODERN

Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:

a.       memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,

b.      menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,

c.       para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional

d.      memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.

e.       mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”

Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri,  terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).

Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.

Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:

a.    Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.

b.    Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan  akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.

c.    Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan  informasi.  Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban  250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)

Referensi:

1.     Manajemen Perkantoran Modern (Modul Prajab Gol.III.Edesi Revisi)

2.     Administrasi dan Perkantoran

Pengertian Administrasi berasal dari Eropa Barat/Eropa Kontinental, melalui periode penjajahan Belanda, dimana Belanda merupakan salah satu bangsa yang terdapat dalam wilayah Eropa Barat.

Dasar peradaban (sivilisasi) dan kebudayaan (kultur) dari bangsa-bangsa Eropa Barat adalah kebudayaan dan peradaban Rumawi, yang mengalami kemajuan pesat setelah dipengaruhi oleh Kebudayaan Yunani Klasik.

Pada awalnya, Bangsa Rumawi menerjemahkan istilah-istilah Yunani ke dalam bahasa Rumawi, yakni Bahasa Latin, dengan cara mengadopsi ide-ide dan pengertian Yunani klasik secara apa adanya. Lambat laun bangsa Rumawi mengembangkan sendiri Filosofi, Ilmu Pengetahuan, Hukum, Sistem Politik, dll, yang akhirnya menjadi dasar dari peradaban dan kebudayaan bangsa-bangsa Eropa Barat selama 15 abad dan sampai sekarang masih nampak pengaruhnya, misal:

1) Hukum-kodifikasi hukum yg kita kenal sekarang;
2) Sistem Pemerintahan – Republik; dan
3) Sistem Legislatif- DPR .

Adapun sistem sosial, sistem kenegaraan, sistem perekonomian dilakukan melalui kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi (administratio) yang masing-masing dipimpin oleh administrator. Administrator sebagai yang memimpin suatu administratio atau unit organisasi, bertanggung jawab kepada Pemilik/Majikan/Atasan(Maestro), yang memberikan tugas, kewajiban, dan pengarahan-pengarahan kepadanya.

Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya kepada Maestro,maka Administrator harus melakukan administer ( melayani, mentaati) terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan tersebut sambil menjalankan administrare (yaitu menyelenggarakan Tata usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan) untuk mempertanggung-jawabkan segala sesuatunya yang telah dilakukan menurut prosedur dan formalitas tertentu (mis: membuat berita acara, laporan). Untuk menggerakkan personil dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan organisasi yang dipimpin maka Administrator melakukan administro yang berarti memimpin, mengatur, mengemudikan. Istilah yang digunakan bagi administrator pada umumnya adalah: direktur, direksi.

Di Inggris perkembangannya berbeda sekali dari Eropa Kontinental. Di Inggris seorang administrator atau direktur disebut Manager. Jika pangkatnya tinggi sehingga ikut bertanggung jawab langsung kepada pihak pemilik organisasi/perusahaan, disebut Managing Director. Sedangkan director dalam bahasa Inggris/Amerika, oleh kita dan juga Belanda disebut Komisaris (Commissaris).

Pengertian Direktur yang sering dengar dan gunakan, dalam bahasa Inggrisnya disebut manager. Personnel Management (bhs.Ingg/Am), dalam bahasa Indonesia disebut Administrasi Personil, yang mencakup organisasi urusan personil, tata-usaha personil, dan pengelolaan personil. Pengelolaan sendiri dalam bhs.Inggris disebut management, akan tetapi management yang berbeda tingkat serta sifat dari ketatalaksanaan dan administrasi. Administrasi adalah manajemen yang paling tinggi. Financial management, diterjemahkan dengan Administrasi Keuangan, yang terdiri atas organisasi urusan keuangan, tatausaha keuangan, dan pengelolaan keuangan. Company management adalah Direksi Perusahaan, Company Manager adalah Direktur Perusahaan. Business Management adalah Pimpinan Perusahaan/Bisnis, sedangkan Business Administration adalah Administrasi Bisnis/Niaga.
Adminster : melayani, mentaati terhadap majikan dan melakukan segala sesuatu sesuai kebijaksanaan majikan

Administrare :menyelenggarakan Tata Usaha: registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan

Administratio : kegiatan-kegiatan unit-unit organisasi

Administro : memimpin, mengatur, mengemudikan. (leadership, management)